最近网上流传着一份“恒大集团领导客史档案记录”的文件,记录了各位领导的客房、餐饮、康乐喜好,非常详细。

其实这东西应该就是秘书或酒店接待员份内的常规工作。最早在电影《时尚女魔头》里注意到,米兰达参加活动前,助手都需要仔细规划行程,每个细节都不能疏忽,包括活动中会遇到的形形色色的人,不仅要把他们的长相、姓名、背景记录在案,也要了解他们和米兰达有什么私人恩怨或业务往来。这些内容被整理成一本厚厚的活页册。

松井忠三在《无印良品笔记术》曾提到过让助手打理自己的通讯簿,确保合作伙伴能够妥善出现在每周的应酬计划上。还有,美国总统的活动,比如罗斯福艾森豪威尔克林顿,白宫更是需要事无巨细地规划方案。

这些东西为什么要写下来?恒大的这份文件,如果只是记在秘书脑袋里,就不会在危机爆发时这样火上浇油了。

因为写成文字,才会更准确,更容易保存和传播。没有文字的时代,人类的祖先以口耳相传的形式述说自己的所见所闻,“经过几代人之后,历史就会成为传奇;再经过几代人,传奇就成了神话”(《征服的怒潮》)。

对于个人来说,把领导的喜好写下来,就解放了自己的大脑,不必对领导的冰泉、雪茄、茶具和进口水果念念不忘,只要把文件发给办事的人就行了,节省的脑力,可以去做其他事或者干脆休息一下。

大脑是人类最宝贵的资源,精密、脆弱、稀缺,几乎只能单线程运行,特别容易疲劳,还时不时地被莫名其妙的情绪左右。而且,需要最少十多年的发育和训练,学会用语言收发信息,用文字延伸记忆,用符号提高算力,掌握各种抽象概念,我们的大脑才能开始有效思考,才能借助复杂的理论和模型分析问题和解决问题。

《最强大脑》总是热衷于展示裸脑的神奇力量,我认为,能够用其他手段替代的功能,就不要再劳烦大脑了。大脑很忙,实在不应该再给它施加不必要的压力。

比如,能用计算器,就不要费时费力地去练习心算;能去维基上搜索,就不要反复死记硬背;能借助机械和设备,就不要徒手操作;甚至,能把问题甩给可靠的人,就不要亲力亲为。

这不是说要少动脑,而是要把自己的大脑用在刀刃上,去做工具、机器和其他人做不了、做不好的工作。

能够游刃有余地处理一件事,一方面,是这个人做事的能力强,另一方面,是因为这件事其实还不够复杂。

建造五间平房,一个有经验的包工头,可以大致确定地基怎么打,用多少砖、多少瓦,干多长时间,勉强能把房子造出来。

但是对于稍微复杂一点的四五层的楼房,他的脑子就不够用了,多少柱、多少梁,楼梯设在哪里,水、电怎么布置,都需要进行设计和校核。

更极端的,比如制定作战计划,比如登月

20世纪60年代以前,没有人知道怎么飞上月亮,登月对于普通人来说只是神话,不可思议、无法想象。

为了管理“阿波罗”项目,NASA把复杂的登月计划层层分解,制成了一幅21米长、5米宽的PERT图,布置在一个可以容纳100多人的专用会议室里。

这张图包含了4万多个事件,在没有计算机辅助的当年,要让一个人或几个人理清这些事,显然是不可能的。NASA配备了几十名专职人员维护PERT,如果其中有些事需要调整,还会召集更多的人到场,开会讨论。

PERT延伸了总设计师的大脑,有效地组织起几万人、几十万人协同工作,把神话变成了现实。

对总设计师个人而言,这其实是解放了他的大脑,他不必记住和搞清楚计划中的每个细节,只需要关注关键路径和关键问题,部署最重要的事件。

只解决最重要的问题,不仅能节省脑力,也可以缓解焦虑,保持冷静,使大脑高效运行。一本关于“时间管理”的书中曾提到,我们感到焦虑、感到压力,可能并不是事情本身难度大,而是由于头绪太多造成的不确定性,使我们觉得自己缺乏对这些事件的控制能力。实际上,这就是大脑不够用了,在做一件事时,还惦记着另一件事,无法集中注意力。

把所有需要做的事记下来,无论大小、不分层次,都写成文字,列成清单。只这一步,就可以使乱糟糟、不知所措的大脑初步安静下来。当把清单上的项目进行梳理,划分出层次,并试图找到关键路径和重要节点时,大脑已经在有效思考了。

PERT

如果事情复杂,清单可能会很长,靠一个人的力量,不可能完成所有项目,应该确保把脑力用在真正重要和关键的问题上。能分出去的工作,就交给其他人去做吧。

在这一点上,恒大的领导们做的很到位,把对客房、餐饮和技师的要求,都交待给助手,这样他们才有更多的时间思考“真正重要”的问题,把业务做大、做强,特别是,有时间来解决危机。


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